KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA POLİTİKASI

VERİ SORUMLUSU OLARAK KİMLİĞİMİZ

Fer Hotel 2016 yılının Mart ayından itibaren Molla Fenari Mah. Türbedar Sk. No: 12 İç Kapı No: 1 Fatih/ İSTANBUL adresinde lüks butik otel hizmeti sunan, Nuruosmaniye Turizm ve Otelcilik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’ne bağlı bir oteldir. Bizimle ilgili daha fazla bilgiyi www.ferhotel.com internet sayfamızdan bulabilirsiniz. 

POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

Bu politika veri sorumlusu sıfatıyla Fer Hotel tarafından işlenen kişisel verilerinizin; işlenme ilkelerini, işlenmesinin yasal dayanakları ve işlenme amaçlarını, veri toplama yöntemlerini, verilerinizin aktarılması, saklanması, anonimleştirilmesi, silinmesi, yok edilmesi ve veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin alınan önlemleri ve haklarınız ile bu haklarınızı kullanma yöntemlerini açıklamayı amaçlar.

Fer Hotel tarafından kişisel verileri işlenen müşteri, çalışan, çalışan adayı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı ve ziyaretçiler ile bunların veli, vasi veya temsilcileri bu politikanın kapsamı içindedir. 

VERİ İŞLEME İLKELERİMİZ

Hukuka uygunluk, dürüstlük ve şeffaflık: Kişisel verilerinizi , yasalara uygun, dürüst ve açık bir şekilde işleriz.

Ölçülülük ve Sınırlılık: Kişisel verilerinizi belirli, açık ve meşru amaçlarla toplarız ve bu amaçlara uygun olmayan bir şekilde işlemeyiz.

Amaçlarla uyumlu en az veri: Kişisel veriler işlenme amaçlarının gerektirdiği ölçüde ilgili, yeterli ve sınırlıdır.  Amacıyla bağlantılı olmayan gereksiz hiçbir kişisel veriniz işlenmez.  

Doğruluk: Kişisel veriler doğru bir şekilde işlenir ve gerektiğinde güncellenir. Yanlış kişisel verilerin, işlenme amaçlarına uygun olarak silinmesi veya gecikmeksizin düzeltilmesi sağlanır.

Gerektiği kadar saklama: Kişisel verileriniz işlenme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanır. Bu sürenin sonunda kişisel veriniz silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Veri bütünlüğü ve gizliliği: Kişisel verilerinizin; yetkisiz ya da yasalara uygun olmayan bir şekilde işlemesini; kaybı, silinmesi ya da hasara uğramasını önleyecek teknik ve idari tedbirleri alarak işliyoruz.   

Denetime açık olma: Yukarıda sayılan tüm ilkelere uygunluğumuzu gösterecek sorumluluğa sahibiz. 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI ve BUNLARA UYGUN OLARAK VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ

Açık rızanız olmaksızın yasal düzenlemelerdeki şartların birinin varlığı halinde kişisel verileriniz işlenir. Bu şartlara dayanarak veri işleme amaçlarımız aşağıda sıralanmıştır.

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda kişisel verileriniz işlenebilir. Fer Hotel;

• 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu,
• 6458 sayılı Yabancılar ve Uluslararası Koruma Kanunu’nda açıkça öngörüldüğü için müşterilerinin,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Sağlık Sigortası Kanunu’nda açıkça öngörüldüğü için çalışanlarının,
• Eğer Hotelin internetini kullanıyorsa, 5651 sayılı kanun uyarınca müşterilerinin, ziyaretçilerinin, çalışanlarının, internet loglarını içeren  kişisel verilerini işler.

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması durumunda kişisel veriler işlenebilir.  Fer Hotel;

• Sizin ya da bir başkasının hayati tehlikesi söz konusu olduğunda kişisel verilerinizi acil servislerle paylaşabilmek,
• Diyet, alerji veya engellilik nedenleri ile hayatınızı tehlikeye sokabilecek durumlarla karşılaşmamak amacıyla açık rızanız alınarakkişisel verilerinizi işlemektedir.

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası nedeniyle taraflara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması durumunda kişisel veriler işlenebilir. Fer Hotel bir otel hizmeti sağlayıcısı olarak; 

• Oda rezervasyonlarını yapılabilmek,
• Talep edilen ürün ve hizmetleri sunabilmek,
• Ödemeleri işleyebilmek,
• İletişim kurabilmek,
• Posta, telefon gibi bildirimleri veya planlanmamış durumları haber vermek amacıyla müşterilerinin;
• İş akdinden doğan sorumluluklarını yerine getirebilmek amacıyla çalışanlarının, çalışan adaylarının, stajyerlerin,
• Tedarik zincirini sağlayabilmek amacıyla tedarikçilerle imzalanan sözleşmelerde tedarikçi yetkilisi ve tedarikçi çalışanının kişisel verilerini işlemektedir.

• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirebilmesi için kişisel veriler işlenebilir. Bu kapsamda kanunlarda açıkça öngörülen durumlardan doğan hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla kişisel verileriniz işlenmektedir. 

• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen kişisel veriler işlenebilmekle birlikte, Fer Hotel bu şarta dayanarak herhangi bir amaçla kişisel veri işlememektedir.

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumunda kişisel veriler işlenebilmektedir. 

• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için kişisel verileriniz işlenebilmektedir. Bu kapsamda;

• Müşteri memnuniyetinin sağlanması,
• Ticari itibarımızın devam ettirilmesi,
• Anlaşmazlıkların çözümü,
• Dolandırıcılıktan korunma, (sistemlerimizin takibi ve kontrolü, kredi kartı ile ödemelerde, kartınızın geçerliliğinin tespiti ve dolandırıcılığın önlenmesi)
• İş performansı ve geliştirme,
• Çalışanlarımızın misafirlerimizin güveni ve güvenliği, gıda güvenliği ve temizliğinin izlenmesi, herhangi bir kaza ve istenmeyen durumun izlenmesi, suç islenmesinin önlenmesi ve suçun tespit edilmesi, (güvenlik kameraları ve çağrı kayıt sisteminin kullanılması)
• Ürün ve hizmetlerimizin pazarlanması; 
• İşimizin yasal düzenlemelere uygun yürütülmesi amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

• Kişisel verileriniz açık rızanız olmaksızın işlenemez. Açık rızanızı alarak;

• Hotelimizle ilgili tanıtım yapmak, promosyonlardan sizi haberdar etmek için e-posta göndermek,
• İnternet sayfamızı ziyaret ettiğinizde çerez ve benzeri teknolojiler kullanarak internet sayfamızı daha kolay kullanmanızı sağlamak ve ayrıca pazarlama amaçlı reklam ve tanıtımları size sunabilmek amaçlarıyla kişisel verilerinizi işleriz.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Yasal düzenlere göre kişilerin ırkı, etnik kökeni siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri olarak tanımlanır.

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Bu durumlar haricinde özel nitelikli kişisel veriler kişinin açık rızası olmaksızın işlenmez.

Misafirlerin kendileri ya da veli/vasi veya temsilcileri aracılığıyla bildirdikleri engellilik, diyet veya alerjik durumlarına ilişkin veriler yalnızca misafirlerin talep ettiği hizmetlerin sağlanması amacıyla işlenir ve bu amaçlar haricinde kesinlikle üçüncü taraflarla paylaşılmaz.

Fer Hotel çalışanlarının, çalışan adaylarının ve stajyerlerin ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile sağlık raporlarını özlük dosyasına konulmak üzere veya görevlendirme yaparken sağlık durumuna uygun şekilde görevlendirme yapabilmek için olarak ilgili mevzuat gereği, kanuni zorunluluklardan dolayı işler.

Çalışanların parmak izi verileri, iş yerine devamın tespiti, bilgi güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla çalışanlar ile yapılmış sözleşmeye bağlı olarak işlenir. Kişinin işyerinden ayrılması sonrası bir hafta içerisinde parmak izi verisi silinir ancak log kayıtları tutulur.

Çalışanların kan grubu verileri İş yeri sağlığı ve güvenliği kapsamında herhangi bir acil müdahele esnasında ihtiyaç duyulması halinde kullanılabilmesi için işlenir.

VERİ ENVANTERİ VE VERİ KATEGORİLERİ

Fer Hotel müşteri, çalışan, çalışan adayı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı ve ziyaretçiler ile bunların veli, vasi veya temsilcilerinin kişisel verilerini bir veri envanterinde toplar. Envanter veri koruma otoritelerinin yayınlamış olduğu esaslara göre düzenlenir. Veri sahibi kategorilerini aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Veri Sahibi Kategorisi	AÇIKLAMA
Misafir/Müşteri	Fer Hotelin konaklama veya diğer hizmetlerinden faydalanan kişileri ifade eder.
Çalışan	Fer Hotel çalışanlarını ifade eder.
Çalışan Adayı	Fer Hotel’e iş başvurusunda bulunan ancak henüz çalışmaya başlamamış kişileri ifade eder
Stajyer	Fer Hotel’de staj görmekte olan kişileri ifade eder.
Ziyaretçi	Fer Hotel ‘e çalışanları veya müşterileri ziyaret etmek için gelen kişileri ifade eder.
Tedarikçi Çalışanı/yetkilisi	Fer Hotel’e hizmet veya mal satışı yapan kurumların çalışanlarını ve yetkililerini ifade eder.
Veli/Vasi	Fer Hotel’den hizmet alan veya Fer Hotel’e hizmet veren kişilerin Velisi veya Vasisi durumunda olan kişileri ifade eder.
Temsilci	Fer Hotel’den  hizmet alan veya Fer Hotel’e hizmet veren kişilerin temsilcisi durumunda olan kişileri ifade eder.

Kişisel veri işleme envanterinde veriler kimlik, iletişim, lokasyon, özlük, hukuki işlem, müşteri işlem, fiziksel mekan güvenliği, işlem güvenliği, risk yönetimi, finans, mesleki deneyim, pazarlama, görsel ve işitsel kayıtlar, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri adı altında kategorilere ayrılır. 

Veri Tipi	AÇIKLAMA
Kimlik	Kişilerin adı, soyadı, TC Kimlik No’su, Pasaport Nosu, Sicil Numarası, Doğum yeri, Doğum Tarihi vb. kimliklerinde yer alan bilgileri kimlik verileridir.
İletişim	Kişinin adresi, telefon no’su, eposta adresi, KEP adresi gibi iletişim için kullanılan bilgileri iletişim verileridir.
Lokasyon	Kişinin bulunduğu yeri belirten veriler lokasyon verileridir. GPS pozisyonlaması olabileceği gibi, taşıt tanıma, toplantı katılım tutanakları, kişinin hizmet aldığı lokanta veya cafeye dair fişler de lokasyon verisi içerebilir.
Özlük	Kişinin özlük dosyasında yer alan bilgilerdir. Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi bilgiler bu kategoride değerlendirilir.
Hukuki İşlem	Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler
Müşteri İşlem	Verilen hizmetler için kesilen faturalar, adisyonlar, senet ve çek bilgileri, sipariş ve talep bilgileri vb veriler müşteri işlem verileridir.
Fiziksel Mekan Güvenliği	Ziyaretçi kayıtları, çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıtları vb bilgiler fiziksel mekan güvenliğine ilişkin kişisel verilerdir.
İşlem Güvenliği	IP verileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, sistem logları, şifre ve parola bilgileri İşlem Güvenliği verisi olarak değerlendirilir.
Finans	Kişilerin Banka Bilgileri, IBAN No’su, hesap bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri finans verisidir.
Mesleki Deneyim	Diploma Bilgileri, Eğitim Sertifikaları, Katılım Belgeleri, gidilen kurslar, belirli bir konuya ilişkin uzmanlık belgeleri, daha önce çalışılan iş ve iş tecrübelerine ilişkin bilgiler, gerçekleştirilen projeler vb.
Pazarlama	Alış veriş geçmişi bilgileri, anketler, kampanya çalışmaları ile elde edilen bilgiler, dijital pazarlama bilgileri, internet sitesi çerezleri, vb veriler pazarlama verileridir.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar	Video kayıtları, fotoğraflar, ses kayıtları, kamera görüntüleri görsel ve işitsel kayıtları oluşturur.
Sağlık Verileri	Kişilerin sağlık raporları, engellilik durumlarına ilişkin bilgiler, kişisel sağlık durumlarına ilişkin bilgiler, kan grubu, kullanılan cihaz ve protez bilgileri, reçeteler, teşhis ve tedaviye ilişkin bilgiler, kullanılan ilaçlar vb veriler sağlık verileridir.
Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri	Kişinin almış olduğu ceza mahkumiyeti veya hakkında verilmiş güvenlik tebiri kararlarına gibi veriler bu kapsamda değerlendirilir.
Biyometrik Veriler	Kişinin biyolojik özelliklerine bağlı olarak diğer insanlardan ayrılmasını sağlayan parmak izi bilgisi, yüz tanıma bilgisi, avuç içi bilgisi, retina verisi, ses tanıma bilgisi vb bilgiler biyometrik verilerdir.

Fer Hotel’in organizasyon yapısına göre hangi veri kategorileri işleniyorsa bunlar için ayrıntılı olarak hukuki nedenler, işlenme amaçları, saklanma süreleri, yurtiçinde ve yurtdışında aktarıldığı yerler, verilerin korunması için alınan idari ve teknik önlemler belirtilir. Envanterin doğruluğu ve güncelliği belirli aralıklarla kontrol edilir, gerekirse değişiklikler yapılır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI ANONİMLEŞTİRİLMESİ-SİLİNMESİ

Türk Ceza Kanunun 138. Maddesi ve 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununun 7. maddesi gereği kişisel veriler ilgili kanun hükümlerine uygun işlenmesine rağmen, veri işlemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalkması halinde Fer Hotel’in kararı ile veya kişisel veri sahibinin bu yönde bir talebi olması durumunda bir daha geri getirilemeyecek şekilde silinir, imha edilir veya anonim hale getirilir. Verilerin saklanma süreleri ilgili mevzuata ve Fer Hotel’in ihtiyaçlarına göre belirlenir.

Silinme, imha etme veya anonimleştirme işlemleri için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun bu konularla ilgili aldığı kararlar ve öneriler dikkate alınır. Teknolojinin izin verdiği en uygun çözüm, Fer Hotel’in ihtiyaçları ve imkanları dikkate alınarak uygulanır. 

VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Fer Hotel işlemekte olduğu kişisel verileri, bu verilerin alınması amacı ile ilgili mevzuata bağlı olarak kaydetmesi gerektiği süre kadar kaydeder ve sonrasında imha eder veya anonimleştirir. Kişisel verilerin saklanma süreleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. 

VERİ	HUKUKİ GEREKÇE	SAKLAMA SÜRESİ
İnsan Kaynakları Verisi- İş Başvurusu	Başvuru değerlendirilmesi için tutulmaktadır. Bunun için makul süre olarak 2 yıl tutulmaktadır.	2 Yıl
İnsan Kaynakları Verisi- Özlük Dosyası	Çalışanların özlük dosyasında tutulan veriler  4857 sayılı İş Kanunu ve 6098 sayılı Borçlar Kanunu hükümlerine  göre zaman aşımı süresine bağlı olarak tutulmaktadır.	10 Yıl
Muhasebe Verileri	Muhasebe kayıtlarına ilişkin veriler 6098 sayılı Borçlar Kanunu hükümlerine göre zaman aşımı süresine bağlı olarak tutulmaktadır	10 Yıl
Tedarikçi Çalışanı/Yetkilisi Verileri	Tedarikçi çalışanı ve yetkilisine dair alınan mal/hizmet kapsamında gerekli fatura/makbuz ve sözleşmelerde yer alan iletişim ve kimlik verileri tutulmaktadır. 6098 sayılı Borçlar Kanunu kapsamında 10 yıl tutulmaktadır.	10 yıl
Misafir Kullanım Verileri	Misafirlerin otelde aldığı hizmetlere ilişkin verileri tutulmaktadır. Bu veriler 6098 sayılı Borçlar Kanunu hükümlerine göre zaman aşımı süresine bağlı olarak tutulmaktadır	10 Yıl
Görsel Kayıtlar	Reklam, eğitim ve Fer Hotel tarafından düzenlenen etkinliklere ilişkin veriler ya sözleşme kapsamında veyahut açık rıza ile tutulur. Açık rıza ile alınmış olan veriler açık rızanın bulunduğu süre kapsamında alınır. Reklam ve eğitim için tutulmuş olan kayıtlar süresiz olarak kaydedilir.	Süresiz/ Açık Rıza süresince
Misafir Kimlik ve İletişim Bilgileri	Misafir kimlik ve iletişim bilgileri 6098 sayılı Borçlar Kanunu gereğince 10 yıl tutulmaktadır. Bu veriler ancak misafirin açık rızası ile reklam amaçlı kullanılabilir.	10 yıl
Ziyaretçi Kayıtları	Ziyaretçi kayıtları otelin güvenliğinin sağlanması amacıyla tutulmaktadır. ı TCK’da yer alan zaman aşımı hükümleri gereğince 2 yıl tutulmaktadır.	2 yıl
Güvenlik Kamerası	Güvenlik kamerası kayıtları	1 ay
İnternet Sitesi Logları	5651 sayılı kanun kapsamında Fer Hotel kendine ait olan www.ferhotel.com internet sitesine bağlanan IP adreslerine ait log kayıtları 2 yıl süre ile tutulmaktadır.	2 yıl
İnternet Kullanım Verileri	Misafir, Çalışan ve ziyaretçilere ilişkin Internet kullanım log kayıtları 5651 sayılı kanun ve ilgili mevzuat gereği 2 yıl süre ile kaydedilmektedir.	2 yıl
Çalışan Parmak izi Verileri	Çalışan sözleşmesi kapsamında çalışanların devamının takip edilmesi, otel güvenliğinin sağlanması, kalite yönetimi ve bilgi güvenliğinin sağlanması için parmak izi geçiş sistemi kullanılmaktadır. Çalışma süresince kaydedilir. Kişinin ayrılması ile 1 hafta içerisinde silinir.	Hafta

ANONİMLEŞTİRME

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. 

Fer Hotel, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi sürecinde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve KVK Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Fer Hotel , silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Verilerin silinmesi ile ilgili aşağıdaki yöntemler kullanılır.

Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri

Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edililr.

Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. 

Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması sağlanır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Taşınabilir medyalarda gizli seviyede hiçbir veri taşınmamaktadır. Taşınabilir ortamda olan kişisel veriler, söz konusu donanıma uygun yazılımlar ile silinir.

Veri Tabanları

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Fer Hotel, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

Yerel Sistemler

Söz konusu sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılır.

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı hal diskler bakımından üzerine yazma veya de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilmesi sağlanır.

Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.

Çevresel Sistemler

Ortam türüne bağlı olarak kullanılabilecek yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır: 

Ağ cihazları (switch, router vb.): Söz konusu cihazların içindeki saklama ortamları sabittir. Ürünler, çoğu zaman silme komutuna sahiptir ama yok etme özelliği bulunmamaktadır. Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

Manyetik bant: Verileri esnek bant üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi sağlanır. 

Manyetik disk gibi üniteler: Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi sağlanır.

Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

Optik diskler: CD, DVD gibi veri saklama ortamlarıdır. Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi sağlanır.

Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak özelliğine göre Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.

Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: Söz konusu sistemlerin çoğunda silme komutu bulunmakta, ancak yok etme komutu bulunmamaktadır. Yukarıda ‘Yerel Sistemler’ için belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

Kağıt Ve Mikrofiş Ortamlar

Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortamın yok edilmesi sağlanır. Bu işlem gerçekleştirilirken ortam kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür. Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre yukarıda belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi sağlanır.

Bulut Sistemler

Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerekmektedir. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi sağlanır. 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURTİÇİNDE AKTARILMASI

Kişisel verilerin yurt içerisinde aktarılması için 6698 sayılı kanunun 8.Maddesi uyarınca aşağıdaki şartlardan en az birinin sağlanması gerekmektedir: 

• İlgili kişinin açık rızasının alınması, 
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, 
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Burada belirtilen durumlar haricinde Fer Hotel kişisel verilerinizi üçüncü kişilerle hiçbir şekilde paylaşmamaktadır. Yukarıda kişisel verilerin işlenme şartları ve veri işleme amaçlarımıza uygun olarak kişisel verileriniz;

Kanunlarda öngörülen, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla yetkili kamu kurumları ve güvenlik güçleri,

Ticari faaliyetlerimizi sürdürmek, sözleşmelerimizin gereğini yerine getirmek, meşru menfaatlerimizi korumak amacıyla tedarikçilerimiz ve diğer gerçek kişiler ile özel hukuk tüzel kişileri ile paylaşılır. Bunlardan başlıcaları; rezervasyon hizmet sağlayıcıları, ödeme sağlayıcılar, IT hizmet sağlayıcıları, güvenlik kameraları hizmet sağlayıcıları, santral hizmet sağlayıcıları, transfer hizmet sağlayıcıları, hukuk hizmet sağlayıcılarıdır.  

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

Fer Hotel,

• Kanundan veya uluslararası bir anlaşmadan kaynaklanan sebeplerden dolayı,
• Bir sözleşmenin ifası kapsamında zorunlu olması halinde,
• Fiili imkânsızlık durumunda,
• Fer Hotel’in hukuki bir sorumluluğu dolayısı ile,
• Bir hakkın tesisi, korunması, kullanılması nedeniyle,
• Veya Fer Hotel’in elzem olan bir meşru menfaati kapsamında,

Yeterli korumanın sağlanacağına ilişkin taahhütnamelerin alınması ve aşağıda belirtilen şartların sağlanması ile veri paylaşımı yapılmaktadır. Kanunun 9. Maddesine göre yurtdışına veri aktarımı;

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması,
• Yeterli korumanın bulunduğu ülkelere (Kurul tarafından güvenli kabul edilen ülkeler) veri aktarımında, Kanun’da belirtilen hallerin varlığı (Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrası ile 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen şartlar),
• Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelere veri aktarımında Kanunda belirtilen hallerin varlığı (Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrası ile 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen şartlar) yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurulun izninin bulunması durumlarında gerçekleştirilebilir. Kurulun izni bulunmadan yurtdışında bulunan üçüncü kişilere veri aktarılmaz.

Fer Hotel, yurtdışında bulunan ve veri sorumlusu durumunda bulunan üçüncü kişilere veri aktarımı yapar ise asgari şartlarını Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun belirlediği, her iki tarafın da veri sorumlusu olduğu duruma ilişkin, her iki tarafın imza ettiği bir taahhütnameyi Kişisel Verileri Koruma Kurumuna sunar. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun onayı ile söz konusu veri aktarımı yapılır. Bu onay verilmeden Fer Hotel tarafından söz konusu üçüncü kişilere veri aktarımı yapmaz.

Fer Hotel, yurtdışında bulunan ve veri işleyen durumunda bulunan üçüncü kişilere veri aktarımı yapar ise asgari şartlarını Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun belirlediği, veri sorumlusu-veri işleyen arasında yapılan ve her iki tarafın imza ettiği bir taahhütnameyi Kişisel Verileri Koruma Kurumuna sunar. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun onayı ile söz konusu veri aktarımı yapılır. Bu onay verilmeden Fer Hotel tarafından söz konusu üçüncü kişilere veri aktarımı yapmaz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZ NASIL TOPLANIR?

Müşterilerimizin kişisel verisi otelimize rezervasyon için başvurduğunuzda toplanır. Bu başvuru otelimize geldiğinizde olabileceği gibi internet sitemizi ya da mobil uygulamalarımızı kullandığınızda veya telefonla bizimle iletişime geçtiğinizde de olabilir. Ayrıca otelimizde konaklama sırasında ortak alanlarda görüntü kayıtları, kablosuz internet bağlantıları gibi diğer kişisel verilerniz işlenmektedir. Ziyaretçilerimizin kişisel verileri otelimizi ziyaretleri sırasında işlenir. Görüntü kayıtları ve kablosuz internet bağlantıları veri işlemeye dâhildir.

Çalışanlarımızın ve stajyerlerin kişisel verilerinin işlenmesi iş başvurusunda bulunmaları ile başlar, iş akitleri sonlanana kadar gereken durumlarda kendilerinden talep edilerek devam eder. Ortak alanlardaki görüntü ve ses kayıtları iş yerinde bulundukları zamanlarda işlenir. Çalışan adaylarının kişisel verileri iş başvurusu sırasında işlenir.

Tedarikçi yetkilisi ve tedarikçi çalışanlarının kişisel verilerinin toplanması kendileri ile sözleşme imzalanması ile başlar. Otelimize ziyaretleri sırasında görüntü kayıtları işlenir.

Fer Hotel  5651 sayılı kanun kapsamında tutulması gerekli olan IP bilgilerini tutmaktadır. Bu IP bilgileri haricinde, web sitesi tasarımlarının etkin olarak yapılabilmesi, internet sitesi tasarımlarının ve içeriklerinin daha iyi hizmet verecek şekilde yapılabilmesi ve internet sitesine giren kullanıcıların siteden en etkin şekilde faydalanabilmesi için çerezler kullanılabilmektedir. Bu kişisel veriler alınırken gerekli bildirimler yapılmaktadır. 

Fer Hotelin bu verileri toplamasının hukuki nedenleri yukarıda açıklanan veri işleme amaçlarını gerçekleştirmek içindir.

VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ALDIĞIMIZ ÖNLEMLER

Fer Hotel bir bilgi güvenliği yönetim sistemi uygulaması kapsamında kişisel verilerinizin güvenliği için her türlü idari ve teknik önlemi alır. İdari önlem olarak;

• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir, kişisel veri güvenliğinin takibi üst yönetimce yapılır,
• Amacı dışında kişisel veri işlenmez, kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılır, 
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur,
• Çalışanlarla gizlilik taahhütnameleri yapılır, 
• Tedarikçilerle ve veri aktarılan diğer kişilerle imzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içerir, 
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınır,
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanır.

Teknik önlem olarak;

• Siber güvenlik bir bütün olarak görülmekte olup fiziksel altyapılar, uygulamalar, bilgi barındıran dijital ortamlar sürekli takip edilir,
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılır,
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanır,
• Güvenlik duvarları kullanılır, 
• Güncel anti-virüs yazılımları kullanılır,
• Bilgi sistemlerine erişim logları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulur,
• Kişisel veriler yedeklenerek saklanır ve bunların da güvenliği sağlanır.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİ İLE İLGİLİ HAKLARINIZ

Açık rızanızı gerektiren veri işleme amaçlarımız ile ilgili olarak sizden aldığımız açık rızayı her zaman geri çekme hakkına sahipsiniz. Bunun yanında yasal düzenlemelerin sizlere verdiği haklar kapsamında;

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel veriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel veriniz eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme, Kanun’da öngörülen şartlar çerçevesinde bunların silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin kişisel verinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verinizin özellikle otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kolaylıkla kullanmanız için her türlü önlem tarafımızdan alınmıştır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulunun yayınlamış olduğu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunlu görülmüştür:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, 
• Yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.

Yukarıdaki bilgileri içeren bir dilekçeyi kendiniz hazırlayabileceğiniz gibi www.ferhotel.com   internet sayfamızdan edineceğiniz başvuru formunu kullanarak da haklarınızı kullanabilirsiniz. 

Eksik bilgi içermeyen başvurularınız 30 günü geçmemek üzere hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak sonuçlandırılacaktır. Başvuruda eksik bilgi bulunması durumunda ek bilgiler sizden talep edilerek başvurunuz cevaplandırılır.

BAŞVURU YÖNTEMLERİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. Maddesinde sayılan haklarınız kapsamındaki taleplerinizi, kanunun 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereği aşağıdaki yöntemlerden biri ile iletebilirsiniz. Talebinize 6698 sayılı kanunun 13. maddesi gereğince 30 gün içerisinde cevap verilecektir.

Başvurucu kimliğini ispat edecek olan belge ve dokümanlarla beraber başvuruda bulunacaktır. Bu belgelerin teyidi yapılamadığı takdirde olumlu yanıt verilmeyecektir. Ayrıntılı bilgi için www.ferhotel.com adresindeki Kişisel Verileri Koruma Politikamızı inceleyebilirsiniz.

Başvurun cevabı aksi belirtilmedikçe başvuruda kullanılan yöntem ile yapılır. Eğer talep ederseniz yukarıdaki yöntemlerden herhangi biri ile de cevap gönderilebilir.

Başvurular ücretsizdir. Ancak cevap verilebilmemiz için bir maliyet gerekiyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği tarifeye göre bir ücret alınabilir. Talep konusuna göre Fer Hotelin bir hatasının olduğunun anlaşılması durumunda alınan ücret iade edilir.

Başvurunuzu aşağıdaki 5 yöntemden birini seçerek yapmanız mümkündür.

Başvuru Yöntemi	Başvuruda Gerekenler	Başvuru Adresi	Diğer İstenenler
Şahsen Başvuru	Otelimizin faaliyet gösterdiği adrese kimliğinizi doğrulayarak şahsen veya vekâletname ibraz etmek suretiyle bir vekil aracılığıyla başvuruda bulunabilirsiniz. Başvuru, başvuru formu veya bir dilekçe ile de olabilir ancak ıslak imzalı olması gereklidir.	Fer Hotel  Molla Fenari Mah. Türbedar Sk. No: 12 İç Kapı No: 1 Fatih/ İSTANBUL	Kapalı zarf ile verilecektir.  Zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılacaktır.
Posta Yoluyla Başvuru	Islak imzalı başvuru formu veya dilekçeyi posta yoluyla göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. Noter onaylı imza sirküsü ile başvuru vekil aracılığıyla yapılmışsa vekâletnamenin aslının da zarfa konulması gereklidir.	Fer Hotel  Molla Fenari Mah. Türbedar Sk. No: 12 İç Kapı No: 1 Fatih/ İSTANBUL	Zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılacaktır.
Noter Yoluyla Başvuru	Bizzat veya vekil aracılığıyla noter kanalıyla başvuruda bulunabilirsiniz. Bu başvuruda cevabın hangi yöntemle alınmak istendiği belirtilmelidir.	Fer Hotel  Molla Fenari Mah. Türbedar Sk. No: 12 İç Kapı No: 1 Fatih/ İSTANBUL
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla Başvuru	KEP adresinizden elektronik imzanızla imzalanmış  dilekçenizi göndererek başvuruda bulunabilirsiniz. Aksi belirtilmedikçe cevap yine KEP adresinize gönderilir.	@hs01.kep.tr	Konu kısmında “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Talep” başlığı ile gönderiniz.
Elektronik Posta Yoluyla Başvuru	e-posta adresinizi otele giriş esnasında iletişim kurmak için tarafımıza verdiyseniz bu eposta adresi üzerinden başvuruda bulunabilirsiniz. Şayet eposta adresinizi vermediyseniz, rezervasyon numarası (voucher), isim, soy isim, otelde kaldığınız tarih ve oda numarasını belirterek eposta ile bilgi talebinde bulunabilirsiniz.	fom@ferhotel.com	Konu kısmında “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Talep” başlığı ile gönderiniz.